Reservation Policy

Español Abajo

We are a community‑managed green space protected by NeighborSpace,  a land trust, rooted in neighborhood stewardship.

Our garden is maintained primarily through:

  • Volunteer labor
  • Community donations
  • Mission‑aligned partnerships

Because of this structure, we have limited capacity to host private events. We are not designed to function as an event venue. We do not have the staffing, infrastructure, or resources to support high‑demand or high‑impact private rentals.

Due to limited capacity reservations are currently only available to:

  • Active El Paseo member, volunteer, or Community Partner with MOU
  • Sponsored by current active member or partner that will be present during reservation to assist with access and site needs
  • Mission/ values aligned community events are encouraged to collaborate with the El Paseo Community Market (Sundays 10–2). To do so apply as a vendor.

Chicago Park District sites allow private groups under 50 people to gather on a first‑come, first‑served basis. For details about those guidelines, please contact your local Park District site directly.

When Reservations Are Required

For groups of six people or fewer, one small table per group scattered throughout the garden is available on a first-come, first-served basis at no charge. If a there is a scheduled program/ event, you may be asked to relocate. Reservations are required when any of the following apply:

  • Gatherings between 6 to 50 people
  • Use of the main picnic area
  • Use of grills
  • Use of fire pits
  • Porta potty access is needed
  • Jump houses or other installations
  • Mission-Aligned Public events or more than 50 people (board approval required)

Rates

  • Sliding scale base rate: $25-$75 per hour for up to 4 hours for personal use(limit to one particular area. Use of entire site is not permitted)
  • Active garden members receive a flat rate of $25 for up to 4 hours (limit 1 private reservation per year)
  • Rates tailored for corporate, larger, or public events

📅 Availability 

We offer limited reservations:

  • Fridays or Saturdays only 
  • 1 mission‑aligned community event per month
  • 1 private reservation per month

Site Visit & Condition of Space

  • A site visit is required prior to approval.
  • By reserving the space, you agree to accept the garden “as is.”
  • Leave no trace. Leave the place as it was (or better) than when you arrived
  • Any damage to the site, vegetation, or infrastructure must be repaired or reimbursed by the reserving party.
  • Reusable water balloons only
  • No storage is provided for event equipment/ rentals
  • No electricity available
  • Amplification/ live music requires Board approval and/or noise permits
  • Reservation time is up to 4‑hour, plus:1 hour setup and 1 hour breakdown
  • Hourly rate applies (unless qualifying member reservation)
  • Under 50 people only
  • For private/personal use
  • Alcohol allowed (no glass)
  • Porta-Potty is included (must be unlocked by garden representative)
  • Firepit and/or grill available upon request (must be unlocked by garden representative)

🌈 Public Events or Events Over 50 Guests

Event proposals will go through Board/Land Trust Approval (at least 30 days advance notice) to protect capacity and ensure compliance: We welcome mission‑aligned use of the space that:

  • Supports community wellness, culture, or education
  • Reflects reciprocal relationships
  • Respects our neighbors and the land
  • Fits within our limited capacity. On‑site garden representative will need to be available for setup and breakdown, plus on‑call support during the event

Required Documentation

  • Clear site maps
  • Transportation/ parking plan 
  • We are in a residential area. Noise permits for Noise amplification or live music
  • Certificate of Insurance (COI)
  • DCASE Special Permits if required

Non-profits can create an account with Windy City ToolBank for event/ supply rentals.

Somos un espacio verde administrado por la comunidad y protegido por NeighborSpace, un fideicomiso de tierras, arraigado en la administración del vecindario.

Nuestro jardín se mantiene principalmente a través de:

  • Trabajo voluntario
  • Donaciones comunitarias
  • Asociaciones alineadas con la misión

Debido a esta estructura, tenemos capacidad limitada para organizar eventos privados. No estamos diseñados para funcionar como un lugar para eventos. No contamos con el personal, la infraestructura ni los recursos para respaldar alquileres privados de alta demanda o alto impacto.

Debido a la capacidad limitada, las reservas actualmente solo están disponibles para:

  • Miembro activo de El Paseo, voluntario o socio comunitario con MOU
  • Patrocinado por un miembro o socio activo actual que estará presente durante la reserva para ayudar con el acceso y las necesidades del sitio.

Se anima a los eventos comunitarios alineados con la misión y los valores a colaborar con el mercado comunitario de El Paseo (domingos 10 a 2). Para ello postúlate como vendedor.

Los sitios del Distrito de Parques de Chicago permiten que grupos privados de menos de 50 personas se reúnan por orden de llegada. Para obtener detalles sobre esas pautas, comuníquese directamente con el sitio local del Distrito de Parques.

Cuando se requieren reservaciones

Para grupos de seis personas o menos, una mesa pequeña por grupo repartida por todo el jardín está disponible sin costo alguno por orden de llegada. Si hay un programa/evento programado, es posible que se le solicite que se reubique. Se requieren reservaciones cuando se aplica cualquiera de las siguientes condiciones:

  • Reuniones de 6 a 50 personas.
  • Uso de la zona principal de picnic.
  • uso de parrillas
  • Uso de fogatas
  • Se necesita acceso al orinal porta
  • Casas de salto u otras instalaciones
  • Eventos públicos alineados con la misión o más de 50 personas (se requiere aprobación de la junta)

Tarifas

  • Tarifa base de escala móvil: $25-$75 por hora por hasta 4 horas para uso personal (límite a un área en particular. No se permite el uso de todo el sitio)
  • Los miembros activos del jardín reciben una tarifa fija de $25 por hasta 4 horas (límite de 1 reserva privada por año)
  • Tarifas adaptadas para eventos corporativos, más grandes o públicos.

📅 Disponibilidad

Ofrecemos reservas limitadas:

  • Solo viernes o sábado
  • 1 evento comunitario alineado con la misión por mes
  • 1 reserva privada por mes

Visita al sitio y condición del espacio

  • Se requiere una visita al sitio antes de la aprobación.
  • Al reservar el espacio, usted acepta aceptar el jardín “tal cual”.
  • No dejes rastro. Deja el lugar como estaba (o mejor) que cuando llegaste
  • Cualquier daño al sitio, vegetación o infraestructura deberá ser reparado o reembolsado por el reservante.
  • Solo globos de agua reutilizables
  • No se proporciona almacenamiento para equipos/alquileres de eventos.
  • No hay electricidad disponible
  • La amplificación/música en vivo requiere la aprobación de la Junta y/o permisos de ruido.
  • El tiempo de reserva es de hasta 4 horas, más: 1 hora de configuración y 1 hora de desglose
  • Se aplica tarifa por hora (a menos que sea una reserva de miembro calificado)
  • Sólo menores de 50 personas
  • Para uso privado/personal
  • Se permite alcohol (sin vaso)
  • Porta-Potty está incluido (debe ser desbloqueado por un representante del jardín)
  • Brasero y/o parrilla disponibles previa solicitud (debe ser desbloqueado por un representante del jardín)

🌈 Eventos públicos o eventos de más de 50 invitados

Las propuestas de eventos pasarán por la aprobación de la Junta/Fideicomiso de Tierras (aviso con al menos 30 días de anticipación) para proteger la capacidad y garantizar el cumplimiento: Damos la bienvenida al uso del espacio alineado con la misión que:

  • Apoya el bienestar, la cultura o la educación de la comunidad.
  • Refleja relaciones recíprocas
  • Respeta a nuestros vecinos y la tierra.
  • Se ajusta a nuestra capacidad limitada. Un representante del jardín en el lugar deberá estar disponible para la instalación y el desmontaje, además de soporte de guardia durante el evento.
  • Documentación requerida
  • Borrar mapas del sitio
  • Plan de transporte/estacionamiento
  • Estamos en una zona residencial. Permisos de ruido para amplificación de ruido o música en vivo.
  • Certificado de seguro (COI)
  • Permisos especiales DCASE si es necesario

Las organizaciones sin fines de lucro pueden crear una cuenta en Windy City ToolBank para alquiler de suministros/eventos.